제미나이 업무 활용 7가지, 보고서⁠·엑셀⁠·PPT·메일 비서 62단계

제미나이(Gemini)는 설명만 해 주는 챗봇이 아니라 내려받을 수 있는 업무 파일을 바로 만들어 줍니다. 이 글은 제미나이 업무 활용 7가지, 곧 워드 보고서, PDF 안내서, 엑셀 경비 정산표, 발표 자료, 간단한 웹페이지, Gmail 연동, 나만의 메일 작성 비서(젬)를 62단계로 따라 하며 복사해 쓸 요청문까지 정리합니다.

원칙 하나: "알려 줘" 말고 "만들어 줘"

시작 전에 기억할 원칙은 하나입니다. 제미나이에게 무엇을 알려 달라고 하지 말고, 무엇을 만들어 달라고 요청합니다.

"AI 도입의 장점을 알려 줘"라고 하면 설명만 받습니다. "팀장에게 제출할 두 쪽짜리 워드 보고서로 만들어 줘"라고 하면 결과물의 방향이 훨씬 구체적이 됩니다.

요청문은 거의 같은 틀로 씁니다. 첫 줄에 무엇을 만들지, 그 아래에 내용과 제약 조건, 파일 형식을 적습니다. 아래 일곱 가지 실습이 모두 이 틀을 따릅니다.

시작 전에 알아 둘 것

• 준비물: 제미나이를 쓸 수 있는 구글 계정과 채팅 화면(gemini.google.com 또는 제미나이 앱). Gmail 실습에는 연결할 Gmail 계정이 필요합니다.
• 비용: 아래 기능 대부분은 무료 계정에서도 써 볼 수 있지만, 하루 사용 한도와 일부 기능은 요금제에 따라 다릅니다. 구글 공식 요금 안내를 확인합니다.
• 제미나이는 2026년 4월부터 채팅 안에서 PDF, 워드(DOCX), 엑셀(XLSX) 같은 파일을 직접 만들어 내려받게 해 줍니다. 결과 옆에 "열기", "내보내기", "다운로드" 버튼이 붙습니다.
• 요청문 안의 회사 규모, 금액, 날짜는 예시입니다. 내 업무 내용으로 바꿔 씁니다.

1. 워드 보고서 만들기

요청문 입력 (1~3단계)

1단계. 제미나이 입력창 첫 줄에 만들 것을 입력합니다.

우리 회사에 생성형 AI를 도입해야 하는 이유와 활용 사례를 두 쪽짜리 워드 보고서로 만들어 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

2단계. 첫 줄 바로 아래(Shift+Enter로 줄 바꿈)에 구체적인 내용을 입력합니다.

직원 30명 규모의 유통 회사라고 가정하고 팀장에게 제출하는 문서로 작성해 줘. 그리고 여기 안에 들어갈 내용들은 도입 배경, 활용 업무 세 가지, 기대 효과, 주의 사항, 한 달 시범 운영 계획을 포함해 줘. 그리고 확인되지 않은 비용이나 성과 수치는 만들지 말고 다운로드 할 수 있는 DOCX 파일로 만들어 줘

• 확인: 입력창에 첫 줄과 구체 내용이 모두 들어가 있습니다.

"확인되지 않은 비용이나 성과 수치는 만들지 말고"라는 조건이 중요합니다. 이 줄이 없으면 그럴듯한 가짜 숫자가 보고서에 섞이기 쉽습니다.

3단계. 보내기 버튼을 누르거나 Enter를 누릅니다.

• 확인: 잠시 뒤 보고서 파일이 만들어집니다.

결과 열기와 수정 (4~7단계)

4단계. 만들어진 결과의 "열기"를 누릅니다.

• 확인: 보고서가 미리보기로 열립니다.

5단계. 목차를 확인합니다.

• 확인: 도입 배경, 주요 활용 업무, 기대 효과 순서의 목차가 보입니다.

6단계. (선택) 다운로드 버튼 위로 마우스를 올립니다.

• 확인: 다운로드 버튼이 보입니다.

7단계. (선택) 다운로드를 누릅니다. 파일을 받아 워드에서 직접 고쳐도 되고, 받지 않고 제미나이 창으로 돌아가 "기대 효과를 표로 바꿔 줘"처럼 고칠 부분을 말해도 됩니다.

• 확인: DOCX 파일이 내려받아집니다.

2. PDF 안내서(전자책) 만들기

요청문 입력 (8~10단계)

8단계. 입력창에 만들 것을 먼저 입력합니다.

이메일 보고서 회의록에 AI를 활용하는 방법을 초보자용 PDF 가이드북으로 만들어 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

9단계. 그 아래에 내용과 제약 조건을 입력합니다.

표지 포함 6쪽으로 구성하고 각 업무마다 언제 쓰는지, 복사해서 쓸 요청문, 결과 확인 방법을 넣어 줘. 어려운 용어는 피하고 가상의 업무 사례를 사용해 줘

• 확인: 입력창에 두 문장이 모두 들어가 있습니다.

10단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: "AI 업무 활용 초보자 가이드북" 같은 제목의 안내서가 만들어집니다.

PDF 확인 (11~13단계)

11단계. "내보내기"를 누릅니다.

• 확인: PDF로 볼 수 있습니다.

12단계. 만들어진 PDF의 쪽수를 확인합니다.

• 확인: 표지를 포함해 여섯 쪽입니다.

13단계. 목차 내용을 확인합니다.

• 확인: AI 기본 원칙, 비즈니스 이메일 작성법, 기획서와 보고서 작성 보조 같은 항목이 보입니다. 사내 교육 자료나 신입 안내서처럼 바로 나눠 줄 문서에 쓰기 좋습니다.

3. 엑셀 경비 정산표 만들기

요청문 입력 (14~17단계)

14단계. 입력창에 지출 메모와 요청을 입력합니다.

택시비 18,000원, 점심 32,000원, 문구류 12,000원을 경비 정산표 엑셀로 만들어 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

15단계. 그 아래에 어떻게 분류할지 적습니다. 예를 들어 "택시비는 교통비, 점심은 식대, 문구류는 소모품으로 분류하고 날짜⁠·항목⁠·분류⁠·금액⁠·비고 열을 만들어 줘"처럼 회사 경비 항목에 맞춰 씁니다.

• 확인: 분류 방법 문장이 입력창에 들어가 있습니다.

16단계. 합계와 금액 표시 요청을 입력합니다.

합계는 SUM식으로 계산하고 금액에는 천 단위 쉼표를 표시해 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

합계를 숫자로 적어 넣지 말고 SUM 함수로 계산하게 하면, 나중에 금액을 고쳐도 합계가 저절로 바뀝니다.

17단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: 엑셀 파일이 빠르게 만들어집니다.

표 확인과 다운로드 (18~20단계)

18단계. "열기"를 누릅니다.

• 확인: 경비 정산표가 열립니다.

19단계. 표의 분류, 금액, 합계를 확인합니다.

• 확인: 택시비, 점심, 문구류가 분류 기준대로 나뉘고 합계 62,000원이 보입니다. 합계 칸을 눌러 수식이 SUM으로 들어갔는지도 봅니다.

20단계. (선택) 다운로드를 누릅니다. 받은 파일에서 직접 고쳐도 됩니다.

• 확인: XLSX 파일이 내려받아집니다.

4. 발표 자료(PPT) 만들기

요청문 입력 (21~23단계)

21단계. 입력창에 발표 자료 요청을 입력합니다.

신입사원에게 비즈니스 이메일 작성법을 알려주는 발표 자료를 다섯 장으로 만들어 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

22단계. 각 장의 구성을 입력합니다.

1장은 이메일의 기본 구조, 2장은 제목 작성법, 3장은 본문 작성법, 4장은 첨부 파일 확인, 5장은 발송전 점검표로 구성해 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

23단계. 지켜야 할 조건을 입력합니다. 예: "한 장에 글은 다섯 줄 이내, 예시 문장은 회색 상자에 넣어 줘, 회사 로고 자리는 비워 둬"

• 확인: 제약 사항 문장이 입력창에 들어가 있습니다.

캔버스 켜고 만들기 (24~26단계)

24단계. Enter보다 먼저 입력창의 플러스(+) 또는 도구 버튼을 누릅니다. 순서가 중요합니다. 바로 보내지 말고 캔버스를 먼저 켭니다.

• 확인: 메뉴에 "캔버스"가 보입니다.

25단계. "캔버스"를 누릅니다. 캔버스는 결과물을 오른쪽 편집 화면에 띄워 고치고 내보내는 작업 공간이라 슬라이드 만들기에 맞습니다.

• 확인: 입력창에 캔버스가 켜진 표시가 보입니다.

26단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: "신입사원을 위한 비즈니스 이메일 작성 가이드" 같은 제목의 슬라이드가 만들어집니다.

보기와 내보내기 (27~29단계)

27단계. "전체 화면"을 누릅니다.

• 확인: 슬라이드가 전체 화면으로 보입니다.

28단계. "내보내기"를 누릅니다.

• 확인: 구글 슬라이드, PDF, PPTX 같은 형식 중에서 고를 수 있습니다. 보이는 선택지는 계정 종류에 따라 조금 다를 수 있습니다.

29단계. 원하는 형식을 고릅니다. 구글 슬라이드로 보내면 드라이브에 저장되고, 거기서 파워포인트 파일로 다시 내려받을 수도 있습니다.

• 확인: 고른 형식으로 파일이 만들어집니다.

5. 간단한 웹페이지 만들기

요청문 입력 (30~31단계)

30단계. 입력창에 웹페이지 요청을 입력합니다.

월별 매출을 입력하면 막대 그래프와 총 매출 월평균을 보여주는 웹페이지를 만들어 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다.

31단계. 보여질 모습을 구체적으로 입력합니다.

1월부터 12월까지 입력칸을 만들고 입력한 숫자를 바꾸면 그래프와 계산 결과도 바로 바뀌게 해 줘. 금액 단위는 만 원으로 표시하고 비어 있는 달은 평균 계산에서 제외해 줘

• 확인: 입력창에 위 내용이 들어가 있습니다.

"비어 있는 달은 평균 계산에서 제외"처럼 계산 규칙을 미리 적어 두면, 아직 실적이 없는 달 때문에 평균이 낮게 나오는 오류를 막을 수 있습니다.

캔버스로 만들고 시험하기 (32~35단계)

32단계. 입력창의 플러스(+) 또는 도구 버튼을 누릅니다.

• 확인: 캔버스 항목이 보입니다.

33단계. "캔버스"를 누릅니다.

• 확인: 캔버스가 켜집니다.

34단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: 월별 매출을 그래프로 보여 주는 웹페이지가 캔버스에 만들어지고, 오른쪽에서 바로 미리 볼 수 있습니다.

35단계. 미리보기의 매출 칸에 숫자(예: 200만 원이면 200)를 입력합니다.

• 확인: 막대 그래프와 총 매출, 월평균이 바로 나타납니다.

파일로 내려받아 쓰기 (36~40단계)

36단계. "내보내기"를 누릅니다.

• 확인: "코드 다운로드" 항목이 보입니다.

37단계. "코드 다운로드"를 누릅니다.

• 확인: HTML 파일이 내려받아집니다.

38단계. 내려받은 파일을 더블클릭해 브라우저로 엽니다.

• 확인: 캔버스에서 본 것과 같은 웹페이지가 뜹니다.

39단계. 매출 숫자를 입력합니다.

• 확인: 차트가 실시간으로 바뀝니다.

40단계. (선택) 파일을 다른 사람에게 보냅니다.

• 확인: 받는 사람도 브라우저로 열어 같은 페이지를 쓸 수 있습니다. 설치나 서버가 필요 없는 단일 파일이라 팀에 나눠 주기 쉽습니다.

6. Gmail 연동과 메일 관리

이 구간은 두 가지를 조심합니다. 구글 계정 권한을 허용하는 단계(43~45단계)가 있고, 누르면 실제 메일이 나가는 단계(49단계)가 있습니다. 권한 화면은 직접 읽고 판단하고, 회신은 내용을 확인한 뒤에 보냅니다.

메일 조회 요청 (41~42단계)

41단계. 입력창에 골뱅이(@)와 Gmail을 붙여 메일 조회 요청을 입력합니다.

@Gmail 오늘 받은 메일을 조회해 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있고 Gmail이 앱으로 표시됩니다.

42단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: 처음이면 구글 워크스페이스 앱 연결을 요청하는 화면이 나타납니다.

계정 연결 (43~45단계)

43단계. 승인 안내 내용을 읽습니다. Gmail, 구글 문서, 드라이브를 제미나이에서 쓰려면 연결을 허용해야 합니다.

• 확인: 제미나이가 접근할 항목 목록이 보입니다.

44단계. "연결"을 누릅니다.

• 확인: 허용할 항목이 적힌 구글 계정 화면이 나옵니다.

45단계. 항목을 확인해 허용하고 "연결"을 누릅니다.

• 확인: 연결됐다는 표시가 뜹니다. 나중에 끊고 싶으면 제미나이 설정의 앱(연결된 앱) 메뉴에서 해제합니다.

조회와 회신 (46~49단계)

46단계. 조회된 메일 목록을 확인합니다.

• 확인: 오늘 받은 메일의 보낸 사람과 요지가 정리돼 보입니다.

47단계. 회신할 메일을 정해 회신 요청을 입력합니다.

이 메일에 대한 회신을 작성해 줘

• 확인: 입력창에 위 문장이 들어가 있습니다. 메일이 여러 개면 "슈퍼베이스에서 온 업데이트 메일에 회신"처럼 어느 메일인지 밝힙니다.

48단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: 회신 초안이 작성됩니다.

49단계. 초안을 끝까지 읽고 고칠 곳이 없을 때만 "보내기"를 누릅니다.

• 주의: 누르면 메일이 바로 보내집니다. 받는 사람, 날짜, 금액, 약속한 내용이 맞는지 먼저 확인합니다.
• 확인: 메일이 발송됩니다.

제미나이 화면을 벗어나지 않고 메일을 읽고 답장까지 보낼 수 있다는 것이 이 기능의 장점입니다.

7. 나만의 메일 작성 비서(젬) 만들기

젬(Gem)은 자주 쓰는 지시를 저장해 둔 나만의 제미나이입니다. 한 번 만들어 두면 매번 같은 설명을 쓰지 않아도 됩니다.

젬 만들기 화면 열기 (50~52단계)

50단계. 왼쪽 메뉴에서 "더보기"를 누릅니다.

• 확인: 목록이 펼쳐집니다.

51단계. 아래로 스크롤합니다.

• 확인: "젬" 항목이 보입니다.

52단계. "젬"을 누르고 새 젬 만들기로 들어갑니다.

• 확인: 이름, 설명, 요청 사항(지침)을 적는 화면이 나옵니다.

이름⁠·설명⁠·지침 쓰기 (53~55단계)

53단계. 이름 칸에 비서 이름을 입력합니다.

이메일 작성 비서

• 확인: 이름 칸에 "이메일 작성 비서"가 들어가 있습니다.

54단계. 설명 칸에 비서가 하는 일을 입력합니다.

메모 입력 시에 정중한 업무 메일 초안으로 바꿔 주는 비서

• 확인: 설명 칸에 위 문장이 들어가 있습니다.

55단계. 요청 사항(지침) 칸에 아래 글을 입력합니다.

너는 한국어 업무 이메일 작성 비서야. 내가 짧은 메모를 입력하면 제목과 본문이 있는 정중한 업무 메일 초안으로 바꿔 줘. 요청 사항과 기한이 잘 보이게 쓰고 불필요하게 긴 인사말은 줄여 줘. 내가 제공하지 않은 이름, 날짜, 금액, 약속은 만들지 마. 그리고 정보가 필요하거나 빠져 있으면 질문하거나 확인 필요로 표시해 줘

• 확인: 요청 사항 칸에 위 글이 들어가 있습니다.

이 지침에서 가장 중요한 줄은 "제공하지 않은 이름, 날짜, 금액, 약속은 만들지 마"입니다. 1번 보고서 요청문의 "확인되지 않은 비용이나 성과 수치는 만들지 말고"와 같은 역할로, AI가 메일에 없는 약속을 지어내는 일을 막습니다.

도구⁠·지식 추가와 저장 (56~58단계)

56단계. (선택) 기본 도구를 고릅니다. 메일 비서라면 고르지 않아도 됩니다.

• 확인: 고른 도구가 표시됩니다.

57단계. (선택) 지식 칸의 플러스(+) 버튼으로 참고 파일을 추가합니다. 파일 업로드, 구글 드라이브, 포토, 노트북LM에서 가져올 수 있습니다. 회사 메일 서식이나 자주 쓰는 맺음말을 넣어 두면 초안이 더 내 말투에 가까워집니다.

• 확인: 추가한 파일이 지식 목록에 보입니다.

58단계. "저장"을 누릅니다.

• 확인: "이메일 작성 비서" 젬이 만들어집니다.

비서에게 메모 맡기기 (59~62단계)

59단계. "채팅 시작"을 누릅니다.

• 확인: 비서 젬과의 채팅이 열리고, 메모만 입력하면 되는 상태가 됩니다.

60단계. 메모를 입력합니다.

거래처에 수정 견적서 요청. 부가세 포함 여부도 확인. 회신 기한은 10월 23일 오후 3시

• 확인: 입력창에 메모가 들어가 있습니다.

61단계. Enter를 누릅니다.

• 확인: 제목과 본문을 갖춘 업무 메일 초안이 나옵니다. 거래처 담당자 이름처럼 메모에 없는 정보는 "확인 필요"로 표시됩니다.

62단계. 초안이 마음에 들지 않으면 젬 목록에서 이 젬의 수정 버튼을 눌러 지침을 고칩니다. 예: "제목 앞에 [요청]을 붙여 줘", "마지막 줄에 내 연락처 자리를 남겨 줘"

• 확인: 고친 지침으로 다시 만든 초안이 나옵니다.

다 끝냈다면 확인할 것

• 워드 보고서(DOCX)가 열렸다
• 6쪽 PDF 안내서가 만들어졌다
• 경비 정산표 엑셀에 분류, 금액, SUM 합계가 나왔다
• 5장짜리 발표 자료가 만들어지고 원하는 형식으로 내보냈다
• 월별 매출 웹페이지에 숫자를 넣으면 그래프가 바뀐다
• Gmail 연동 뒤 회신 초안이 만들어졌다(보내기는 내용 확인 뒤)
• 이메일 작성 비서(젬)가 저장되고 메모만으로 초안이 나온다

막힐 때는 세 가지를 먼저 봅니다. 결과물이 마음에 안 들면 내려받아 직접 고치거나 제미나이에 고칠 부분을 말합니다. 비서 결과가 부족하면 젬에 다시 들어가 지침을 고칩니다. Gmail 조회가 안 되면 앱 연결 승인부터 확인합니다.

가장 빠른 연습 방법은 지금 밀려 있는 업무 하나를 고르고, 위 요청문에서 회사 업무 내용만 바꿔 실제 결과물을 하나 만들어 보는 것입니다.