GPTs 챗봇 만들기, 사내 예산 문의 챗봇을 코딩 없이 만드는 21단계

GPTs 챗봇 만들기를 사내 예산 문의 응대를 예로 21단계로 정리했습니다. 자주 오는 질문은 JSON 형식의 질문⁠·답변으로 고정하고, 부서마다 사정이 다른 질문은 회사 정책을 담은 지침서로 받는 두 갈래 방식입니다. 코딩은 필요 없고, 2026년 8월부터 바뀐 GPT 만들기 가능 요금제도 함께 짚습니다.

예산 문의 챗봇이 필요한 상황

돈이 나가는 모든 항목이 예산 품의(결재 요청)를 먼저 거쳐야 하는 회사가 많습니다. 그런데 담당자가 자주 바뀌고, 퇴사자가 인수인계를 제대로 하지 않고 나가고, 매뉴얼은 업데이트가 안 돼 있다면 문의가 쏟아집니다.

• "예산 품의는 어떻게 올려요?"
• "예산 이관은 어떻게 해요?"
• "어디서 그걸 확인하죠?"
• "이게 왜 안 되죠?"

매뉴얼만으로는 대응할 수 없는 질문도 많습니다. 이걸 다 받아 줄 LLM(대규모 언어 모델) 기반 예산 문의 챗봇을 만들면 담당자의 반복 응대가 줄어듭니다. 최종 목표는 슬랙 같은 사내 메신저에 붙이는 것이지만, 처음에는 코딩 없이 만들 수 있는 ChatGPT의 GPTs(맞춤형 GPT)로 시작합니다. 고정 답변으로 처리할 질문과, 넓은 지침 안에서 자유롭게 응대할 비정형 질문을 나눠 설계하는 것이 핵심입니다.

GPTs 챗봇 만들기 21단계

준비물

• GPT를 만들 수 있는 ChatGPT 계정. 2026년 8월부터 새 GPT 만들기는 개인 요금제(Free, Go, Plus, Pro)에서 막혔고, Business·Enterprise·Edu 워크스페이스에서 관리자가 허용한 경우에만 가능합니다. 이미 만들어 둔 GPT는 계속 쓰고 고칠 수 있습니다. Enterprise 워크스페이스는 2026년 10월 26일(예정)부터 새 GPT를 만들 수 없고, 맞춤형 GPT 자체가 2026년 12월 11일 지원 종료 예정입니다(2026년 10월 기준 OpenAI 도움말). 그 전에 GPT를 플러그인으로 옮기는 기능이 계정마다 순차적으로 열립니다. 개인 요금제라면 지침과 파일을 넣어 둘 수 있는 ChatGPT 프로젝트(Projects) 기능으로 비슷하게 구성할 수 있습니다. 가능 범위는 바뀔 수 있으니 OpenAI 도움말을 확인합니다.
• 회사 업무 자료: 시스템 정보, 등록 방법, 용어, 자주 오는 질문과 그동안 했던 답변(텍스트)
• 선택: 제미나이 같은 다른 AI(지침 재검토용)

회사 내부 자료를 외부 AI 서비스에 올려도 되는지 사내 보안 정책을 먼저 확인합니다. 예산 금액, 거래처 정보처럼 민감한 내용은 빼거나 가려서 씁니다.

1. 챗봇 만드는 순서부터 묻기

1단계. GPT에게 내 업무를 설명합니다

• 확인: GPT가 업무를 이해했다는 답을 합니다.

2단계. 이 업무로 문의에 답하는 챗봇을 만든다면 어떤 프로세스로 진행해야 하는지 묻습니다

예시 요청입니다.

나는 회사에서 예산 관리를 맡고 있어. 직원들이 예산 품의 방법, 예산 이관, 조회 위치 같은 걸 자주 물어봐.
이 문의에 답하는 챗봇을 만들고 싶은데, 어떤 순서로 진행하면 좋을지 단계별로 알려 줘.

• 확인: 아래 순서의 안내가 옵니다.
• 문의 유형을 모아 비슷한 질문끼리 분류
• FAQ(자주 묻는 질문과 답변 모음) 스크립트 작성
• 유형별로 고정 답변이 가능한지, 실시간 데이터 조회가 필요한지 구분
• 챗봇 스펙 정의: 단순 조회용인지 데이터베이스 연동형인지, 인터페이스는 사내 메신저 등인지

2. 정형 질문⁠·답변 만들기

3단계. 회사 예산 시스템, 등록 방법, 용어를 정리한 자료를 만듭니다

• 자주 오는 질문뿐 아니라 모든 질문에 답하게 하려면 이 바탕 자료가 먼저 있어야 합니다.
• 확인: 정리된 자료가 있습니다.

4단계. 그 자료를 GPT에게 주고 질문⁠·답변 형식으로 만들어 달라고 합니다

• 확인: 질문-답변 문서가 나옵니다. 워드가 아니라 엑셀 같은 표 형태로 나올 수도 있습니다.

5단계. 왜 그 문서 형태인지 GPT에게 묻습니다

• 참고: 건너뛰어도 됩니다. 이 질문을 하면 목적에 따라 문서 형태를 달리해야 한다는 답이 옵니다.
• 확인: 목적에 따라 문서 형태가 달라진다는 설명이 옵니다.

6단계. 상황 예시를 들어 어떤 형태가 좋은지 묻습니다

사용자들은 같은 질문도 다양한 표현으로 해. 이런 질문을 FAQ에 등록된 알맞은 질문과 잘 매칭하려면 질문·답변 문서를 어떤 형태로 만드는 게 좋아?

• 확인: JSON 구조가 가장 적합하다는 답이 옵니다.

JSON이 왜 맞는지 정리하면 이렇습니다.

• JSON은 JavaScript Object Notation의 줄임말로, 컴퓨터가 데이터를 알아보기 쉽게 정리하는 표준 양식입니다.
• 사람은 "햄버거 하나랑 콜라 주세요"라고 말하지만, 컴퓨터에게는 메뉴: 햄버거, 음료: 콜라, 수량: 한 개처럼 나눠 주는 편이 정확합니다.
• 사람은 "접대비 예산 2월에 되나요"와 "접대비 다음 달로 넘길 수 있나요"를 비슷한 뜻으로 알아듣지만, AI는 문장이 다르면 다르게 받아들이기 쉽습니다. JSON으로 한 질문에 여러 표현을 묶어 주면 매칭이 정확해집니다.
• 엑셀, 노션, 구글 문서도 되긴 하지만, 질문 자동 매칭과 나중의 시스템 연동까지 생각하면 JSON이 편합니다.

GPT의 이런 답도 틀릴 수 있으니, 실제 챗봇에 넣은 뒤 여러 표현으로 질문해 보고 매칭이 잘되는지 직접 확인합니다.

7단계. 회사 시스템 정보, 현업이 자주 묻는 질문, 그동안 했던 답변을 텍스트로 모두 적습니다

• 문장을 다듬을 필요는 없습니다. 생각나는 대로 대충 다 적어도 됩니다.
• 확인: 텍스트 자료가 준비됩니다.

8단계. 챗봇에 쓸 질문⁠·답변을 JSON 형식으로 만들어 달라고 요청합니다

아래 자료로 예산 문의 챗봇에 넣을 질문·답변을 JSON 형식으로 만들어 줘.
질문 하나마다 사람들이 실제로 쓸 법한 다른 표현을 3~5개씩 함께 넣어 줘.
자료에 없는 내용은 지어내지 말고 답변 칸에 "담당자 확인 필요"라고 적어.
(여기에 7단계 자료 붙여넣기)

• 확인: JSON 형식의 질문⁠·답변이 나옵니다.

9단계. 나온 내용을 읽고 검토합니다

• 주의: 답변이 실제 규정과 맞는지, 메뉴 이름과 결재 경로가 지금 시스템과 같은지, 자료에 없는 내용을 지어낸 곳은 없는지를 기준으로 봅니다.
• 확인: 틀린 내용이 없는지 직접 확인했습니다.
• 참고: 내려받은 JSON 파일은 메모장(맥은 텍스트 편집기)으로 열면 됩니다.

3. 비정형 질문 지침서 만들기

정형 답변만으로는 직원들의 다양한 질문을 다 받을 수 없습니다. 이런 질문이 그렇습니다.

• "재무기획팀에서 예산 절감안을 마련하라고 하는데 어떻게 해야 할까요?"
• "경영진에서 의사 결정이 끝난 건데 재무기획팀에서 생산성 향상 효과를 수치화해서 넣으라고 하는데 이건 어떻게 하나요?"

이런 질문은 부서마다 사정이 달라 고정 답변이 어렵습니다. 큰 틀의 지침을 주고 AI가 그 안에서 자유롭게 답하게 하는 편이 낫습니다.

10단계. GPT에게 글로벌 톱티어 기업들이 쓰는 예산 지침 전반을 알려 달라고 합니다

• 확인: 일반적인 예산 지침 내용이 나옵니다.

11단계. 하려는 일을 설명하고 회사 이름을 알려 주며, 우리 회사에 맞게 만들어 달라고 합니다

• 참고: 공개된 회사 이름(예: 네이버)으로 먼저 연습해 보면 감을 잡기 쉽습니다.
• 확인: 어느 정도 기본적인 지침이 나옵니다.

12단계. 회사 고유의 정책⁠·철학을 추가해 전체 지침을 만들어 달라고 합니다

• 예시 정책: "예산 절감 시 피플 퍼스트 원칙에 따라 임직원의 개인 복리후생이나 교육비는 절감 우선순위에 반영하지 않는다"
• 확인: 고유 정책이 반영된 지침이 나옵니다.

13단계. 나온 지침에 재검토를 요청합니다

이게 최선이야? 구글 같은 글로벌 톱티어 기업의 임직원 만족도가 최상이 되는 답변이 나오도록 재검토해 줘.

• 확인: 보완된 지침이 나옵니다.

14단계. 같은 지침을 제미나이 등 다른 AI에게 검토시킵니다

• 몇 번 검토를 거치면 빠진 부분과 어색한 부분이 많이 걸러집니다. 최종 판단은 사람이 합니다.
• 확인: 검토 결과를 반영한 최종 지침이 있습니다.

4. GPTs 만들고 등록하기

GPT 만들기는 웹 브라우저에서 합니다. 모바일 앱에서는 만든 GPT를 쓸 수만 있습니다.

15단계. ChatGPT 왼쪽 메뉴에서 "GPT"(GPT 탐색)를 엽니다

• 확인: GPT 탐색 화면이 열립니다.

16단계. 오른쪽 위 "내 GPT" 옆의 "만들기" 버튼을 누릅니다

• 위치: GPT 탐색 화면 우측 상단
• 확인: GPT 만들기 화면이 열립니다. "구성" 탭으로 가면 칸을 직접 채울 수 있습니다.

17단계. 이름을 직관적으로 적습니다

• 예: "예산 문의 도우미"
• 확인: 이름 칸에 입력이 보입니다.

18단계. 설명을 이해하기 쉽게 적습니다

• 확인: 설명 칸에 입력이 보입니다.

19단계. 지침 칸에 프롬프트를 넣습니다

• 주의: GPT는 업로드한 지식 범위를 벗어난 답으로 이끄는 경향이 있습니다. 예를 들면 "웹에서 해당 정보를 찾아 드릴까요?" 같은 제안입니다. 그 제안을 따라가면 첨부 파일 내용을 벗어난 엉뚱한 답을 하기 쉬우니, 지침에서 이것을 막아야 합니다.
• 확인: 지침 칸에 내용이 들어갑니다.

지침 예시입니다. 괄호 안은 회사에 맞게 바꿉니다.

너는 (회사명) 임직원의 예산 관련 문의에 답하는 도우미다.
1. 정형 질문은 업로드한 질문·답변 JSON 파일에서 가장 가까운 질문을 찾아 그 답변을 기준으로 답한다.
2. JSON에 없는 질문은 업로드한 예산 지침서 안에서만 판단해 답한다.
3. 파일에 없는 내용은 추측하거나 웹에서 찾지 않는다. "예산 담당자에게 확인이 필요합니다"라고 안내한다.
4. 웹 검색을 제안하지 않는다.
5. 답은 짧게, 메뉴 경로와 순서는 번호 목록으로 쓴다.

20단계. 대화 스타터에 정형 질문과 비정형 질문 예시를 몇 개 넣습니다

• 대화 스타터는 사람들에게 어떻게 질문하면 되는지 보여 주는 예시 버튼입니다.
• 예: "예산 품의는 어디서 올리나요?", "예산 절감안은 어떻게 준비하나요?"
• 확인: 대화 스타터에 예시가 보입니다.

21단계. 앞에서 만든 파일(JSON, 지침서)을 지식 칸에 업로드합니다

• 확인: 파일이 업로드 목록에 보입니다. 오른쪽 미리 보기 창에서 몇 가지 질문을 해 보고, 공유 범위(나만 보기, 링크가 있는 사람, 워크스페이스)를 정해 저장합니다.

최종 체크리스트

• 정형 질문⁠·답변(JSON)이 있고 내용을 검토했다
• 비정형 질문용 지침서를 만들고 재검토했다
• GPT의 이름, 설명, 지침, 대화 스타터, 파일을 채웠다
• 지식 범위를 벗어난 답을 막는 문구를 지침에 넣었다

막힐 때

• 질문⁠·답변이 엑셀로 나온다: GPT가 목적에 따라 문서 형태를 바꾸기 때문입니다. 원하는 형태(JSON)를 요청에 직접 적어 주면 됩니다.
• 챗봇이 엉뚱한 답을 한다: 지식 범위를 벗어난 답으로 흘러가는 경향 때문일 수 있습니다. 지침에 "파일에 없는 내용은 답하지 않는다", "웹 검색을 제안하지 않는다"를 넣습니다.
• JSON 파일이 안 열린다: 메모장이나 텍스트 편집기로 엽니다.
• "만들기" 버튼이 없다: 개인 요금제에서는 새 GPT를 만들 수 없습니다. 회사의 Business·Enterprise 워크스페이스에서 관리자 권한 설정을 확인하거나, ChatGPT 프로젝트로 대신 구성합니다.

부서마다 맞춤 챗봇으로 넓히기

방법은 두 갈래입니다. 자주 오는 질문은 JSON 질문⁠·답변으로 고정하고, 그 밖의 질문은 글로벌 기업 지침에서 출발해 회사 정책을 얹고 여러 AI로 재검토한 지침서로 받습니다. 둘을 GPTs의 지침과 파일에 넣으면 챗봇이 됩니다.

예산 말고도 인사 규정, 구매 절차, IT 지원처럼 같은 질문이 반복되는 부서라면 같은 방식으로 만들 수 있습니다. 운영하면서 챗봇이 답하지 못한 질문을 모아 JSON에 하나씩 추가하면 답할 수 있는 범위가 점점 넓어집니다.